Wann Unternehmen auf Freiberufler setzen können, wenn Stellen schwer zu besetzen sind

Viele Unternehmen schrecken davor zurück mit Freelancern zu arbeiten – auch wenn die Besetzung von permanenten Positionen heutzutage oft sehr zeitaufwendig ist. Das trifft auch auf bei der Besetzung von Stellen im Bereich UX / UI Design zu. UX/UI Designer sind jedoch oft freiberuflich tätig. Beide Seiten haben gute Gründe.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wann sich die Zusammenarbeit mit einem Freiberufler lohnt und wann Sie besser auf eine Festanstellung setzen sollten. Und wie durch Offenheit und vertragliche Vereinbarungen der oft erhoffte Win-win Doppelsieg erreicht werden kann.

Fragen, die unsere Kunden oft stellen:

1. Kosten Freiberufler nicht viel mehr?

Auf den ersten Blick scheinen Festangestellte deutlich günstiger zu sein, im Detail betrachtet dürfte der Unterschied nicht mehr so groß sein.

Das Rechenbeispiel zeigt, dass ein festangestellter Senior UX Designer ca. 69,- € pro Stunde kostet – egal, ob er ausgelastet ist oder nicht. Der mittlere Stundensatz für Freiberufler beträgt derzeit zwischen 70,- € und 85,- € netto. (Stand 2019)

Der Einsatz eines Freiberuflers kann sich bereits lohnen, wenn ein festangestellter UX Designer nicht immer zu 100 % seiner Arbeitszeit ausgelastet ist.

Aus unserer Erfahrung starten Projekte häufig mit hohem Aufwand, weil sich viel Arbeit angesammelt hat. Ist diese Arbeit erledigt, was meistens schon nach wenigen Monaten der Fall ist, sinkt die Auslastung, z. B. durch Leerlaufzeiten während Entscheidungsphasen oder während der Implementierung durch die Entwicklungsabteilung.

Ist ein Festangestellter einem bestimmten Projekt zugeordnet und kann schlecht in andere Projekte eingebunden werden, lohnt sich hier die Zusammenarbeit mit einem Freiberufler.


2. Arbeiten Sie auch bei uns im Haus?

Viele Freiberufler arbeiten bevorzugt im eigenen Büro, Unternehmen wünschen sich aber, dass sie permanent vor Ort arbeiten und komplett ins Team integriert werden. Die Verfügbarkeit vor Ort ist aus unserer Sicht der häufigste Grund, warum Unternehmen die Festanstellung eines Mitarbeiters bevorzugen. Nach fast 20 Jahren Erfahrung können wir beide Seiten verstehen, wissen aber auch, dass viele Vorbehalte unbegründet sind. Für Freiberufler ist es selbstverständlich an wichtigen Besprechungen und Terminen teilzunehmen. Und: es gibt nur sehr selten spontane Besprechungen, die die Verfügbarkeit vor Ort voraussetzen, weil viele Festangestellte ebenfalls ihre Termine mit genügend Vorlauf planen müssen.

Um Auftraggebern mehr Sicherheit zu geben, planen wir seit einigen Jahren unsere Projektzeiten im Vorfeld und kommunizieren diese frühzeitig. Auftraggeber wissen dadurch wann wir an einem Projekt arbeiten und wir sind in dieser Zeit besser erreichbar. Ebenso planen wir die Teilnahme an Scrum Meetings ein, wenn dies tatsächlich erforderlich ist.

Dieses Vorgehen hat sich bewährt, für beide Seiten. Als Freiberufler können wir weiterhin selbständig agieren und für unsere Auftraggeber ist die Zusammenarbeit deutlich transparenter und verbindlicher.

In einigen – eher seltenen – Fällen ist die 100%ige Verfügbarkeit vor Ort allerdings tatsächlich sinnvoll. Hier würden wir immer zu einer Festanstellung raten. Ein Freiberufler kann Ihnen die 100%ige Verfügbarkeit in den seltensten Fällen über einen langen Zeitraum zusichern und er sollte es Ihnen auch nicht zusichern, weil die Gefahr der Scheinselbständigkeit sehr groß ist (siehe unten).


3. Wie steht´s mit der Geheimhaltung und dem Datenschutz?

Wie bei jedem Festangestellten ist es auch für Freiberufler üblich Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) zu unterschreiben. Das ist also kein Problem. Etwas komplizierter wird es beim Datenschutz. Datenschutz wird immer wichtiger und das ist auch gut so. Hier müssen Fragen im Vorfeld geklärt werden: Auf welche Bereiche im Firmennetzwerk muss ein Freiberufler zugreifen, um den Auftrag optimal bearbeiten zu können? Wie kann ein Freiberufler vom eigenen Büro auf das Netzwerk zugreifen? Wie kann die elektronische Kommunikation im Team mit dem Freiberufler sicher funktionieren?

Diese Fragen sollten auf alle Fälle im Vorfeld eines Vertrages diskutiert und ggf. mit der Unternehmens-IT geklärt werden. Je nach Anforderung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie z. B. den Zugang per VPN, die Nutzung eines Rechners, der ausschließlich für das Projekt genutzt werden darf oder der Einsatz von Verschlüsselungssoftware. Ebenso muss geklärt werden, ob cloudbasierte Kollaborationsplattformen (z. B. Google Cloud, InVision, Slack usw.) genutzt werden dürfen.

In den meisten Unternehmen gibt es hierzu bereits erprobte Lösungen, vor allem dann, wenn auch Mitarbeiter gelegentlich von unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. Auskunft erteilen hierzu in der Regel Mitarbeiter der IT Abteilung oder Projektleiter, die bereits Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Externen haben.


4. Wie können wir der Scheinselbständigkeit vorbeugen?

Manche Unternehmen schrecken vor der Zusammenarbeit mit Freiberuflern zurück, weil sie Angst vor einem Statusfestellungsverfahren durch die Rentenversicherung haben. Wird eine Tätigkeit als Scheinselbständigkeit eingestuft, muss das Unternehmen die Sozialversicherungsbeiträge für den gesamten Beschäftigungszeitraum (maximal 4 Jahre) nachzahlen. Das kann teuer werden.

Scheinselbstständigkeit liegt vor allem dann vor:

  • wenn ein Selbstständiger dauerhaft für einen einzigen Auftraggeber tätig ist sowie dessen Aufträge 5/6 seines Umsatzes ausmachen
  • wenn ein Selbständiger überwiegend weisungsgebunden arbeitet. Das ist dann der Fall, wenn der Selbständige in einem Umfeld arbeitet, in dem der Auftraggeber ihn soweit kontrollieren und steuern kann, dass die unternehmerische Entscheidungsfreiheit des Selbstständigen eingeschränkt wird.
  • wenn ein Selbständiger in die Infrastruktur des Auftraggebers eingebunden ist. Hierzu zählen z. B. eine eigene Email-Adresse im Unternehmen, die Nutzung gestellter Software und die komplette Einrichtung eines festen Arbeitsplatzes.

Ebenso muss ein Freiberufler selbst Sozialabgaben zahlen und sollte dies auch nachweisen können.

Scheinselbständigkeit ist vor allem dann ein Thema, wenn ein Freelancer oder Freiberufler nahezu Vollzeit vor Ort beim Auftraggeber arbeitet und in dessen Team fest integriert ist. Freiberufler sollten nicht selbstverständlich zu Firmenfeiern eingeladen werden, nicht an internen Veranstaltungen teilnehmen, keine vorgegebenen Pausenzeiten befolgen, kein eigenes Telefon mit Durchwahl haben usw.

Wir arbeiten daher nie über einen längeren Zeitraum nur für einen einzigen Auftraggeber und planen unsere Zeiten selbst. Hierbei berücksichtigen wir selbstverständlich die projektbezogenen Zeitvorgaben des Auftraggebers sowie fachliche Vorgaben, die zur erfolgreichen Vertragsdurchführung erforderlich sind. Natürlich arbeiten auch wir manchmal bei unseren Kunden vor Ort, wenn es aus unserer Sicht sinnvoll und zeitsparend ist.

Einer Sache können Sie sich sicher sein: Auch wenn Freiberufler selbständig agieren, ist das Ziel jedes Projekt erfolgreich durchzuführen. Denn genauso wie Festangestellte müssen Freiberufler sich immer neu beweisen, um wieder beauftragt zu werden.


Fazit

Nach über 20 Jahren Erfahrung sind wir der Überzeugung, dass es nur sehr wenige Projekte gibt, in denen die Verfügbarkeit vor Ort und das weisungsgebundene Arbeiten im Sinne einer Festanstellung zwingend erforderlich sind. Die Punkte „Honorar“ und „Geheimhaltung und Sicherheit“ sind gut zu lösen. Honorar lässt sich verhandeln und die Sicherheit in Absprache mit der IT im Sinne des Auftraggebers einrichten.

Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern lohnt sich bei projektbezogenem Einsatz, wenn eine 100 %ige Auslastung nicht immer gegeben ist. Das ist bei nahezu allen zeitlich begrenzten Projekten der Fall und häufig in der Zusammenarbeit mit Produktmanagement und Entwicklung anzutreffen.

Anders verhält es sich, wenn sich die Tätigkeit nicht auf ein bestimmtes Projekt bezieht, sondern abteilungsübergreifend gearbeitet werden soll. Z. B. ein UX Designer, der für unterschiedliche Projekte im Unternehmen arbeitet und diese nebeneinander betreut. Das ist häufig in unternehmensinternen UX Abteilungen oder Marketingabteilungen anzutreffen. In diesem Fall ist eine Festanstellung sinnvoller. Solche Tätigkeiten sind in der Regel auch mit 100 % der Arbeitszeit voll ausgelastet, was ebenfalls eher für eine Festanstellung spricht.

Kostenkalkulation für einen festangestellten Senior UX Designer pro Jahr

Kosten/Jahr
Bruttojahreseinkommen
Senior UX Designer *
60.000,- €
Multipliziert mit Faktor 1,5 für:

  • Sozialabgaben
  • Fortbildungskosten
  • Weihnachts- und Urlaubsgeld, ggf. Boni
  • Arbeitgeberzulagen wie vermögenswirksame Leistungen, zusätzl. Renten, Fahrtkostenerstattung, Essensgutscheine o.ä.
  • Ausstattung des Arbeitsplatzes (Schreibtisch, Computer, Software, Schreibtischstuhl …)
  • Miete für das Büro plus Mietnebenkosten (sogenannte Fix- oder Gemeinkosten)
  • Büromaterial (Druckerpapier, Ordner etc.)
  • Kosten durch Mitarbeiterfluktuation
  • ggf. Firmenwagen, Laptop, Handy
  • Gemeinkosten für Events, Firmenfeiern, kostenlose Getränke, Obst usw.

(ausgenommen sind hier lediglich Reise- und Übernachtungskosten, da diese auch bei Freelancern separat abgerechnet werden)

30.000,- €
Gesamt 90.000,- €

* Die angegebenen Werte sind den aktuellen Marktumfragen aus dem Jahr 2019 von Gehalt.de (zw. 40.000 und 95.000 Euro/Jahr) und Freelancermap (zwischen 50 und 100 Euro/Std.) entnommen.

Angenommen wird hier ein realistischer mittlerer Wert – 60.000 Euro/Jahr und 75 Euro/Std.

Arbeitstage eines Senior UX Designers pro Jahr

Tage/Jahr
Gesamt/Jahr = 356

minus Wochenenden

minus Feiertage

minus Krankentage

minus Urlaubstage

minus Weiterbildungstage

minus Stunden, die nicht für Projekte angerechnet werden können, z.B. interne Organisation, Firmenfeiern, Events usw. (ca. 10 bis 15 %)

356

– 104

– 12

– 10

– 30

–   2

– 35

Gesamt 163

Demnach kostet ein Senior UX Designer mit einem mittleren Einkommen ca. 69,00 €/Std.
(163 Tage * 8 Std. pro Tag = 1304 Std./Jahr.  90.000 € / 1304 Std. = 69,02 €/Std.)

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